به منظور یکپارچگی و یکدستی مکاتبات اداری و رسمی، رسایی و روشنی پیام برای انتقال دقیق مکنونات ذهنی، القای معنای مورد نظر با به کارگیری الفاظ صحیح و مناسب و پرهیز از ابهام در نوشتار و سرانجام انتقال مفاهیم به گونه ای گویا، روش و واضح و در عین حال رعایت اصول دستور زبان و ادب فارسی باشد.