بازخورد اثربخش | مدیر ۲۰ دقیقه ای

دربارۀ کتاب بازخورد اثربخش از مجموعه کتاب مدیر 20دقیقه‌ای وقتی با همکاران، زیردستان مستقیم خود و افراد دیگر سازمانتان در تعاملید، آیا به آن‌ها بازخورد می‌دهید؟ گفت‌وگو با دیگران دربارۀ اقداماتشان رفتارهای مثبت را تقویت می‌کند و آن‌ها را به‌سوی مسیرهای عملکرد پویاتر سوق می‌دهد. این نتایج به‌نفع همه است. این کتاب شما را وارد اصول بازخورد اثربخش و نتیجه‌مدار می‌کند. بنابراین بر بخش مهمی از نحوۀ کار شما با دیگران اثر خواهد گذاشت. بازخورد سازنده در زمان مقتضی برای ایجاد محیط کاری سازنده ضروری است و همیشه روابط شما را تهدید نمی‌کند. اما باید بازخورد را به‌شیوۀ درست مطرح کنید تا مخاطبتان بتواند از سخنان شما برای بهبود عملکرد خود، گروه و سازمانش استفاده کند. صحنۀ مطرح‌کردن بازخورد اغلب ناراحت‌کننده به نظر می‌رسد؛ اما باعث می‌شود به خاطر بسپاریم که این کار ضروری و در نهایت سودمند است. بحث دربارۀ بازخوردها فرصتی برای شماست که مشاهدات خود دربارۀ عملکرد شغلی دیگران را با آن‌ها در میان بگذارید تا تغییرات مفیدی به وجود آورید. فهرست مطالب: مقدمه چرا بازخورد مهم است چه عواملی بازخورد را اثربخش می‌کند؟ بر ترس از بازخورد غلبه کنید انتخاب زمان بازخورد موقعیت‌های مناسب را تشخیص دهید آیا می‌توان رفتار مدنظر را تغییر داد؟ زمان مناسبی را برای بازخورد انتخاب کنید تفکیک بازخورد، هدایت و سنجش عملکرد گفت‌وگو دربارۀ بازخورد تعامل با فرد مقابل را برنامه‌ریزی کنید تعامل را آغاز کنید وارد گفت‌وگو شوید در مقابل بازخورد پذیرا باشید تدوین برنامۀ اقدامی گام‌های بعدی را مشخص کنید پیگیری کنید خود را ارزیابی کنید مدیریت موقعیت‌های دشوار در بازخورد برخورد با افرادی که ارتباط برقرار نمی‌کنند مدیریت برخوردهایی که ممکن است حساس باشد بیان بازخورد به افرادی با عملکرد عالی مطرح‌کردن بازخورد اصلاحی به رئیستان ایجاد جوّی پذیرا برای بازخورد ابراز بازخورد را یکی از اولویت‌های خود کنید بازخورد مثبت را در حضور جمع بیان کنید به همه اختیار دهید بریده‌هایی از کتاب بازخورد اثربخش صحنۀ مطرح‌کردن بازخورد اغلب ناراحت‌کننده به نظر می‌رسد؛ اما باعث می‌شود به خاطر بسپاریم که این کار ضروری و در نهایت سودمند است. بازخورد اغلب اصلاحی است؛ یعنی با این هدف بیان می‌شود که به دریافت‌کننده در تغییر مسیر کمک کند یا وقتی اقدامات فعلی‌اش نتیجه‌بخش نیست، تغییراتی در آن‌ها ایجاد کند. برای اینکه بازخورد را بشنوند و به کار گیرند، باید آن را در زمانی مناسب و به‌روشی مناسب بیان کنید. ترس از رخ‌دادن بدترین حالت فقط شما را از گفت‌وگوهای سودمند دور می‌کند. درک اینکه این موانع را اغلب خودتان به وجود می‌آورید، به شما کمک می‌کند آن‌ها را برطرف کنید. وقتی مدام بازخورد مثبت می‌دهید، بازخورد منفی‌تان در موقعیت لازم باورپذیرتر و همراه با تهدید کمتری به نظر خواهد رسید. بیشترین احتمال اثرگذاری بازخورد بر یادگیری، رشد و تغییر در حیطه‌هایی است که کمترین تهدید را برای حس عزت‌نفس فرد دریافت‌کننده داشته باشد. بازخوردی که بیش از حد زود و ناگهانی، بدون تفکر قبلی یا با تفکر اندک ابراز شود نیز اغلب اثر معکوس دارد. هدف از گفت‌وگو دربارۀ بازخورد، تشویق رفتار مثبت یا بهبود عملکرد است. به‌خصوص وقتی بازخورد اصلاحی می‌دهید، رنجش‌ها یا انتقادهایتان را در حضور جمع بیان نکنید؛ بلکه با گفتن تغییرات دل‌خواهتان به فرد مدنظر، بر آینده متمرکز شوید. این کار با برنامه‌ریزی دقیق آغاز می‌شود. وقتی تصمیم گرفتید که باید دیدگاهتان را با فرد مقابل در میان بگذارید و زمان این کار را تعیین کردید، کار بر محتوای بازخوردتان را آغاز کنید. صرف‌نظر از اینکه با چه فاصلۀ زمانی به کارمند مدنظر بازخورد می‌دهید، آمادگی برای روبه‌روشدن با فرد ضروری است. اولین لحظات هر جلسۀ بازخورد مهم است. نشانه‌های اولیه‌ای که فرد دریافت‌کننده دربارۀ شما برداشت می‌کند، به‌‌احتمال زیاد، نگرش او را در قسمت‌های بعدی گفت‌وگو تحت‌تأثیر قرار می‌دهد. چه می‌خواهید بازخورد مثبت بیان کنید و چه بازخورد اصلاحی، وقتی گفت‌وگو را آغاز کردید و موضوع را به‌شکلی مؤثر برای دریافت‌کننده به تصویر کشیدید، او را ترغیب کنید رفتارش را به‌زبان خودش توضیح دهد. همواره حق دارید درستی بازخورد دریافتی را با دیگر منابع اطلاعاتی بسنجید. این کار کمک می‌کند بتوانید پیام دریافت‌شده را ارزیابی کنید یا تغییر دهید. برخلاف افرادی که تمایلی به برقراری ارتباط ندارند، برخی از دریافت‌کنندگانِ بازخورد اصلاحی ممکن است به‌محض مواجه‌شدن با انتقاد، آشکارا حالت دفاعی به خود بگیرند. گاهی افرادی که مشکل‌تر از همه تحت‌تأثیر بازخورد قرار می‌گیرند، آن‌هایی‌اند که کار خود را به بهترین شکل انجام می‌دهند. هرچه عملکرد فرد بهتر باشد،