برگزاری جلسات | مدیر ۲۰ دقیقه ای

دربارۀ کتاب برگزاری جلسات از مجموعه کتاب مدیر 20 دقیقه‌ای برگزاری جلسات روشی عالی برای تصمیم‌گیری، جمع‌آوری ایده‌های مختلف و انگیزه‌بخشیدن به گروه است. همچنین فرصت مناسبی برای اثبات مهارت‌های سازمانی، انگیزشی، همکاری و رهبری‌تان است. اما ما جلسات را اغلب بدون نظم و توجه درخور آغاز می‌کنیم و در نتیجه بیشتر مواقع مسائل آن‌گونه که باید خوب پیش نمی‌رود. این کتاب در زمینۀ اصول پایۀ برگزاری جلسات به شما کمک می‌کند هر جلسه را تا حد امکان سودمند کنید. همه می‌دانیم برگزاری جلسات موفق مستلزم انجام کار قبل و بعد از گردهم‌آمدن افراد در اتاق است؛ اما بسیاری اوقات تصور می‌کنیم می‌توانیم با داشتن درکی کلی از موضوع بحث، جلسه را فی‌البداهه برگزار کنیم. در چنین مواقعی می‌گوییم «باید همین الان یه جلسه بذاریم» یا «همه رو داخل اتاق جمع کنیم» و اغلب زمان کافی برای بررسی پیش‌نیازهای اثربخش‌شدن گفت‌وگو نمی‌گذاریم. آماده‌سازی متفکرانه، مهارت‌های مدیریت جلسات فعال و پیگیری قوی، کلید تمایز اصلی بین جلسات مفید، لذت‌بخش و انرژی‌بخش با جلساتی است که در آن همه به خط‌خطی‌کردن کاغذ مشغول‌اند و از ارتباط چشمی خودداری می‌کنند. این موضوع به‌خصوص وقتی صدق می‌کند که نیاز باشد افراد بی‌درنگ گرد هم آیند و در چنین موقعیتی، این کار از اثربخش‌بودن خود جلسه نیز بسیار مهم‌تر است. نظم و زمانی که پیش از جلسه، در طول جلسه و پس از آن سرمایه‌گذاری می‌کنید، برای شما و گروهتان نتیجه‌بخش خواهد بود: در جلسه می‌توانید اطلاعات را منتقل کنید، توافقاتی را شکل دهید و کارها را به انجام برسانید و در نتیجه، در سازمان خود به رهبری اثربخش در جلسات مشهور شوید. اگرچه این کتاب برای افراد با درجات مختلفی از مسئولیت‌های رهبری بسیار مفید است، برگزاری جلسات اثربخش در کل مسیر تا ردۀ مدیریت ارشد، مهارتی مهم به شمار می‌رود. فهرست مطالب: مقدمه برگزاری جلسات اثربخش آماده‌سازی برای جلسه چرا جلسه تشکیل می‌دهید؟ تنظیم دستورجلسه تعیین شرکت‌کنندگان مناسب تعداد مناسب حاضران نقش‌ها را محول کنید دعوت از افراد انتخاب محیط تعیین زمان ارسال دعوت‌نامه برنامه‌ریزی جلسات متناوب تکمیل آماده‌سازی‌ها تدارکات جلسه را آماده کنید مطالب لازم را به افراد برسانید آیا واقعاً به برگزاری جلسه نیاز دارید؟ فهرست آماده‌سازی برای جلسه رهبری جلسه آغاز جلسه جلسه را به‌موقع آغاز کنید جلسه را معرفی کنید قوانین پایه را تعیین کنید اجرای دستورجلسه جلسه را به پیش ببرید استفاده از وایت‌برد مطمئن شوید تمام دیدگاه‌ها را شنیده‌اید مدیریت افرادی که وظایف مختلفی بر عهده دارند اتمام جلسه روز بعد: ماندگارکردن جلسه در ذهن افراد یادداشت پیگیری عملکردتان چگونه بوده است؟ فهرست پیگیری جلسه برگزاری انواع خاص جلسات رفع مشکل تصمیم‌گیری تصمیم‌گیری در جلسه جلسات مجازی وقتی جلسۀ مجازی روش مناسبی نیست وقتی جلسات خوب بد برگزار می‌شود و نحوۀ اصلاح آن‌ها چه کنید اگر… بریده‌هایی از کتاب برگزاری جلسات وقتی هدف جلسه‌تان را تعریف کردید، باید بر اساس آن دستورجلسه‌ای طراحی کنید. نکته‌های ضروری برای دستیابی به هدفتان را در فهرستی مشخص کنید؛ چه این نکته‌ها زمان لازم برای طوفان فکری باشد، چه بحث دربارۀ موضوعی، چه عرضۀ اطلاعاتی جدید. همیشه تعداد موضوعاتی را که گروه می‌تواند در زمان خاصی بررسی کند، کمتر از میزان حدستان برآورد کنید، نه بیشتر از آن و زمان اضافه را به بررسی مهم‌ترین موضوعات اختصاص دهید. وقتی می‌دانید هریک از بخش‌های دستورجلسه چگونه باید پیش برود، خود را آماده کنید تا صحبت دربارۀ این موضوع را رهبری کنید یا آن را به یکی از حاضران مناسب برای این کار محول کنید و از قبل به‌خوبی او را مطلع کنید. هنگامی که فهرست حاضرانتان را برنامه‌ریزی می‌کنید، در نظر بگیرید چه‌کسانی به شما کمک خواهند کرد به هدف جلسه‌تان برسید و چه افرادی بیش از همه تحت‌تأثیر نتیجۀ آن قرار می‌گیرند. سپردن نقشی فعال در جلسه به برخی شرکت‌کنندگان روشی اطمینان‌بخش برای واداشتن آن‌ها به مشارکت و مطرح‌کردن دیدگاه‌هایشان در گفت‌وگو و توجه بیشتر خواهد بود. هنگام برنامه‌ریزی جلسه، اتاقی را انتخاب کنید که به حس‌وحال مدنظرتان کمک کند. آیا می‌خواهید جلسه‌تان غیررسمی و صمیمانه باشد؟ در این صورت، اتاق کوچکی انتخاب کنید. با ارسال دعوت‌نامه، کار شما تمام نمی‌شود. شاید لازم باشد برنامه‌ریزی‌های بیشتری دربارۀ تدارکات جلسه انجام دهید و با حاضران دربارۀ مطالبی که باید پیش از جلسه مرور کنند، هماهنگ شوید. اگر احتمال می‌دهید کسی ارتباط ویدئویی برقرار کند، ترتیبی بدهید که در اتاق لپ‌تاپ داشته باشید یا اگر ارتباط کنفرانسی چندنفره‌ای برقرار می‌کنید، پشتیبانی فنی داشته باشید. اگر مشارکت موفق در جلسه‌تان به مطالبی بستگی دارد