ارائه | مدیر ۲۰ دقیقه ای

دربارۀ کتاب ارائه از مجموعه کتاب مدیر 20 دقیقه‌ای پیامی دارید که می‌خواهید منتقل کنید و تصمیم گرفته‌اید ارائه‌ای برای آن انجام دهید. در اینجا باید کارهایی انجام دهید تا افراد را به پذیرش طرز فکر خود ترغیب کنید. به‌یقین این کار غیرممکن نیست؛ حتی اگر تصور می‌کنید در ذات خود، سخنران قابلی نیستید. سخنرانی شما به هر شکلی که باشد، خواه گزارش وضع پروژه باشد، خواه نمایش محصول، خواه سخنرانی ترغیبی با هدف فروش، خواه معرفی راهبردی جدید، کلید ارائۀ اثربخش شناخت اهداف خود، مخاطبانتان و خودتان است. این نکته‌ شالودۀ اصلی کتاب را شکل می‌دهد. فهرست مطالب: مقدمه کلید ارائۀ موفق چرا ارائه انجام دهیم؟ هدف خود را تعریف کنید هدف کلی شما نتایج دل‌خواه شما ارزیابی شما از موفقیت مخاطبان خود را بشناسید پیام خود را تنظیم کنید گام اول: پیام اصلی خود را تعریف کنید گام دوم: استدلال‌ها و داده‌های مرتبط را مشخص کنید گام سوم: مطالب را سازمان‌دهی کنید منابع خود را مشخص کنید محل ارائه‌تان چگونه است؟ چه مدت‌زمانی در اختیار خواهید داشت؟ از چه تجهیزاتی استفاده خواهید کرد؟ ابزارهای بصری را برنامه‌ریزی کنید انتخاب روش انتقال مناسب ایجاد ابزارهای بصری اثربخش متن سخنرانی‌تان را تمرین کنید تمرین مطالبتان کسب آمادگی ذهنی و روانی ارائه‌تان را انجام دهید مخاطبان را مجذوب کنید انعطاف‌پذیر باشید پاسخ‌ها را مدیریت کنید زمان‌بندی پرسش‌وپاسخ آماده‌شدن برای پرسش‌های مشکل ترسیم گام‌های بعدی ارائه‌تان را ارزیابی کنید کار را دنبال کنید بریده‌هایی از کتاب ارائه ارائۀ اثربخش با تفکر متمرکز آغاز می‌شود. باید هدف اصلی خود را مشخص کنید که به‌طور معمول انتقال پیام یا انجام اقدامی است. هرچه اهداف و دغدغه‌های مخاطبان خود را بهتر درک کنید، احتمال بیشتری وجود دارد که به اهداف و نتایج دل‌خواهتان دست یابید و بهتر می‌توانید این موفقیت‌ها را ارزیابی کنید. داشتن شناختی پایه از مسئولیت‌های مخاطبان به شما کمک می‌کند آن‌ها را در بحث دخیل کنید. دربارۀ بازخوردی که از افراد شرکت‌کننده خواهید خواست با مدیرانِ آن‌ها صحبت کنید تا مطمئن شوید اهدافتان با اهداف آن‌ها مطابقت دارد. پیش‌بینی نیازها و دغدغه‌های مخاطبانتان به شما کمک می‌کند هنگام آماده‌سازی و اجرای ارائه‌تان، ذهن و دیدگاه خود را تنظیم کنید. بسیاری از افراد در خصوص ارائه به‌اشتباه تصور می‌کنند اگر ایده‌ای عالی با ظاهری جذاب مطرح شود، به‌خودی‌خود گویا و مؤثر خواهد بود. ظاهر پیام مهم است؛ اما نیاز مخاطبان به‌مراتب مهم‌تر است. در صحبت‌هایتان، فقط اطلاعات و داده‌های متقاعد‌کننده را لحاظ کنید. جزئیات نامرتبط شنوندگان را از آنچه می‌خواهید بشنوند، پردازش کنند و به خاطر بسپارند، منحرف می‌کند. با سازمان‌دهی خوب مطالب مخاطبان راحت‌تر گوش می‌دهند و شما راحت‌تر به اهدافتان می‌رسید. توالی استدلال خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که افراد آن را نکته‌به‌نکته دنبال کنند. از قبل برای خود مشخص کنید می‌خواهید در ارائه‌تان چه نکته‌هایی را از افراد بپرسید. شاید فقط بخواهید مطمئن شوید در استدلالتان همگام با شما حرکت می‌کنند یا شاید بخواهید برای پشتیبانی از پیامتان از دانش آن‌ها نیز استفاده کنید. باید دقیق بدانید در روز ارائه‌تان چه منابعی در دسترس خواهید داشت تا بتوانید برای بیشترین بهره‌برداری از آن‌ها برنامه‌ریزی کنید. برای مثال، منابع از این قرار است: فضای فیزیکی زمان ارائه، مدت‌زمان مختص به شما و تجهیزات در اختیارتان. از جذابیت‌های بصری کمک بگیرید تا مخاطبانتان جذب مطالب شوند، اطلاعات را به خاطر بسپارند و ایده‌ها، روابط یا طرح‌های فیزیکی را درک کنند. وقتی آماده‌سازی ارائه‌تان را تمام کنید، احساسی عالی پیدا می‌کنید. در واقع، بسیاری از افراد به‌قدری احساس رضایت می‌کنند که تا زمان ارائه، کار دیگری انجام نمی‌دهند. تشخیص تمام مشکلات، نقاط مبهم و جزئیاتِ بیش از حد در ارائه فقط از طریق مرور یادداشت‌ها و اسلایدهای آماده‌شده دشوار است. باید بررسی کنید و ببینید افراد دیگر با دیدن و شنیدن ارائه‌تان چه احساسی پیدا می‌کنند. تمرین صحبت‌هایتان یک مقوله است و کسب آمادگی ذهنی و روانی پیش از کناررفتن پرده‌ها مقوله‌ای دیگر که البته به همان اندازه مهم است. اگر ارائه‌ای به بهترین شکل برنامه‌ریزی و به‌دقت تمرین شده باشد، رویدادی پویا تلقی می‌شود. به‌ندرت اتفاق می‌افتد که همه‌چیز طبق برنامه پیش برود. وقتی مشکلات فنی یا پشتیبانی رخ می‌دهد، آن‌ها را با شوخ‌طبعی مناسب برطرف کنید. در مواجهه با نقص پیش‌آمده، شوخ‌طبعی اثبات اعتمادبه‌نفس و میزان آمادگی شماست و نشان می‌دهد پیام شما از ابزاری که برای بیان آن استفاده می‌کنید، مهم‌تر است. برخی فکر می‌کنند ارائه‌‌ای موفقیت‌آمیز است که کسی سؤالی نکند. د